Procurement Intelligence

Importa lo que compras

Trae todos los artículos de compra a la vez en lugar de agregarlos uno por uno.

Lo que obtienes

Una importación por CSV que completa tu catálogo de compras con artículos, categorías, proveedores incumbentes y términos de contrato en un solo paso.
Columnas opcionales para fechas de renovación y precios de contrato comprometidos, para que las barreras de protección y las renovaciones empiecen a funcionar de inmediato.
Una vista previa a nivel de fila antes de confirmar nada, para que una fila incorrecta nunca corrompa tu catálogo silenciosamente.

Importar tu catálogo de compras

Ve a Configuración → Importación del catálogo de compras.
Descarga el CSV de muestra si deseas una plantilla, o prepara el tuyo con las columnas obligatorias: name, category, unit_cost, uom.
Agrega las columnas opcionales que te interesen: product_id, pack_qty, monthly_volume, renewal_date, incumbent_supplier, sku_mpn, search_query, además de las columnas de términos de contrato (contract_supplier, contract_effective_date, contract_end_date, contract_renewal_date, contract_notice_window_days, contract_auto_renewal, contract_committed_unit_price, contract_committed_volume, contract_uom, contract_currency) si las tienes.
Carga el archivo. La vista previa muestra cada fila antes de confirmar, y señala las filas omitidas y el motivo (por ejemplo, una contraparte faltante).
Confirma la importación. Los artículos nuevos aparecen de inmediato en tu catálogo de compras; una verificación los comprobará de precio en la siguiente ejecución, programada o manual.

Consejos

Completa incumbent_supplier en la importación si ya lo sabes; establece el vínculo de proveedor principal del artículo, te ahorra una edición manual por artículo y permite que las comparaciones de ahorro partan de una base precisa. Un artículo sin proveedor principal no tiene proveedor de referencia.
Agrega renewal_date para cualquier cosa bajo un acuerdo recurrente, para que Renovaciones tenga algo que mostrar desde el primer día.
La cantidad de filas que puedes importar en un solo archivo está limitada según tu plan; revisa Configuración → Uso si se rechaza un archivo grande.
Volver a importar el mismo product_id actualiza ese artículo en lugar de duplicarlo, así que es seguro volver a cargar un CSV corregido.

Proveedores por artículo

Un artículo de compra puede tener varios proveedores, cada uno con su propio costo, tamaño de paquete, SKU, plazo de entrega y pedido mínimo. Marca uno como principal: el costo del proveedor principal es el costo unitario del artículo. Abre un artículo para agregar proveedores, cambiar el principal o desactivar uno. Tu plan define cuántos proveedores puede tener cada artículo.

Importar vínculos de proveedores

Usa un segundo CSV para agregar o actualizar de una vez los proveedores vinculados a tus artículos de compra: el costo, el tamaño de paquete, el SKU, el plazo de entrega y el pedido mínimo que ofrece cada proveedor. Los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden importar vínculos de proveedores.

Ve a Configuración → Importación del catálogo de compras y elige la pestaña Vínculos de proveedores.
Prepara un archivo con una fila por artículo y proveedor. Las columnas obligatorias son item_key y supplier. Las columnas opcionales son unit_cost, pack_qty, uom, supplier_sku, lead_time_days, moq, status e is_primary, en cualquier orden. Las demás columnas se ignoran y se indican en la vista previa.
Carga el archivo. La vista previa muestra cuántas filas se agregarán, se actualizarán o quedarán sin cambios, cuántos proveedores nuevos se crearán y las primeras 50 filas, y señala cada fila que requiere atención con su motivo.
Confirma la importación. Los proveedores aparecen de inmediato en cada artículo; abre un artículo para verlos.

Cómo se lee el archivo:

item_key es el ID del artículo de compra, el mismo valor que la columna product_id de la importación de artículos.
supplier es el nombre del proveedor. Un nombre que coincide con un proveedor que ya tienes, sin importar las mayúsculas ni los espacios, lo reutiliza; un nombre nuevo crea un proveedor nuevo. Un nombre que ya pertenece a otro tipo de fuente, como un competidor, se rechaza.
Una celda vacía deja sin cambios el valor guardado; nunca borra un valor. Para borrar un valor, edita el proveedor en el artículo.
Las filas se agregan o se actualizan. Un proveedor que no está en el archivo nunca se elimina ni se desactiva; para dejar de usar uno, asígnale el estado inactive.
Si el archivo tiene algún problema, no se importa nada. Corrige las filas que señala la vista previa y vuelve a cargar el archivo. Volver a cargar el mismo archivo es seguro, porque las filas ya importadas quedan sin cambios.
status es active, observed o inactive. Un vínculo nuevo puede empezar con cualquier estado. Un vínculo existente puede pasar de observado a activo o a inactivo, de activo a inactivo y de inactivo a activo; cualquier otro cambio se rechaza.
is_primary es TRUE o FALSE. Un artículo tiene como máximo un proveedor principal, que debe tener el estado activo. Para cambiar el principal, pon is_primary en TRUE en el nuevo y el anterior deja de ser el principal. Si un artículo aún no tiene proveedor principal, el primer proveedor activo nuevo que el archivo agrega para él pasa a ser el principal. No puedes desactivar el proveedor principal ni quitarle esa condición mientras el artículo tenga otros proveedores activos, a menos que el archivo indique un nuevo principal. El costo del proveedor principal es el costo unitario del artículo.
Tu plan limita cuántos proveedores puede tener cada artículo (los inactivos no cuentan) y cuántos proveedores puede tener en total tu espacio de trabajo; los proveedores nuevos del archivo cuentan en ese total. Un archivo que superaría cualquiera de esos límites se rechaza, con el motivo en la fila, y no se escribe nada. Un artículo que ya supera su límite, por un cambio de plan por ejemplo, aún puede actualizarse o tener proveedores desactivados, pero no puede sumar uno.
unit_cost, pack_qty y moq son números simples mayores que cero, con punto como separador decimal, sin símbolos de moneda ni separadores de miles. lead_time_days es un número entero de días. uom es una de las unidades de medida estándar, la misma lista que la importación de artículos. Un archivo puede tener hasta 25,000 filas y 5 MB.

Consejo: parte de una exportación. Usa Exportar vínculos de proveedores en tu catálogo de compras, edita ese archivo y vuelve a cargarlo; las filas que no cambiaste se informan como sin cambios.

Exportar tu catálogo

El encabezado de la tabla de tu catálogo de compras ofrece dos exportaciones en CSV. Los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden usarlas.

Exportar CSV: descarga tus artículos con las mismas columnas que la importación de artículos: product_id, name, category, unit_cost, uom, pack_qty, monthly_volume, renewal_date, incumbent_supplier (el nombre del proveedor principal), sku_mpn, search_query y las columnas de términos de contrato contract_*, seguidas de una columna measured_monthly_volume de solo lectura que la importación ignora. El archivo se vuelve a importar tal cual, así que puedes editarlo y cargarlo de nuevo. Un artículo que aún no tiene costo o unidad de medida se exporta tal como está y hay que completarlo antes de poder importarlo.
Exportar vínculos de proveedores: descarga una fila por artículo y proveedor, en el formato de la importación de vínculos de proveedores: item_key, supplier, unit_cost, pack_qty, uom, supplier_sku, lead_time_days, moq, status, is_primary. El proveedor principal va primero en cada artículo. Volver a importar este archivo no cambia nada.

Para copiar tu catálogo a otro espacio de trabajo, importa primero el archivo de Exportar CSV y después el de vínculos de proveedores.

Para que una hoja de cálculo no ejecute un texto como fórmula, todo texto que empieza con =, +, - o @ se exporta con un apóstrofo al principio, y la importación lo quita de nuevo, de modo que nombres como +12V adapter vuelven sin cambios.

Sigue adelante

Configura los proveedores a seguir: el lado del mercado de cada comparación que ejecuta una verificación.
Haz seguimiento de las renovaciones de contrato: lo que desbloquean las columnas de términos de contrato una vez importadas.
Configura límites de compra: reglas que se aplican a cada artículo que importes.
Datos de muestra frente a tus datos: ve la forma de un catálogo de compras poblado antes de importar el tuyo.