Procurement Intelligence

Envoyez les coûts fournisseurs depuis Business Central

Gardez vos coûts fournisseurs à jour en demandant à Business Central de les écrire dans un tableur qu’un lien de fichier lit selon un calendrier.

Ce que fait le lien de fichier

Un lien de fichier récupère à intervalle régulier un tableur qui vous appartient et applique ses lignes comme coûts fournisseurs. Vous affichez un aperçu avant la première confirmation, et un fichier inchangé depuis la dernière récupération est ignoré.

Étapes dans Business Central

Un rapport planifié dans Business Central (Send to, puis Schedule, avec une file de travaux et une Next Run Date Formula) enregistre sa sortie uniquement dans la Report Inbox. Microsoft ne documente aucun enregistrement direct dans OneDrive; le rapport seul ne peut donc pas alimenter un lien de fichier. Consultez le guide de Microsoft sur le travail avec les rapports.

Pour un coup d’œil ponctuel, le rapport 720 Item/Vendor Catalog affiche chaque article et fournisseur avec le coût unitaire direct et le numéro d’article du fournisseur, dans une mise en page Excel (rapport 720). Les prix d’achat se trouvent dans les Price List Lines; vérifiez donc quelle table contient vos coûts avant de construire quoi que ce soit.

La voie recommandée est un flux Power Automate qui vous appartient :

Démarrez un flux planifié et utilisez l’action « Find records (V3) » du connecteur Business Central pour lire vos coûts. Le connecteur est un connecteur Premium et n’offre aucune action qui exécute un rapport (référence du connecteur).
Ajoutez une étape « Select » qui associe chaque enregistrement aux noms de colonnes ci-dessous.
Ajoutez « Create CSV table ».
Ajoutez l’action « Update file » de OneDrive for Business pour que le même fichier soit écrasé chaque fois (référence du connecteur).
Partagez le fichier avec « Anyone with the link ». Que ce soit permis dépend du niveau de partage défini par votre administrateur SharePoint (partage externe).

Vérifiez que la table lue contient bien vos coûts et que la date d’entrée en vigueur est celle à partir de laquelle le coût s’applique.

Les colonnes

La ligne 1 du fichier est la ligne d’en-tête, avec exactement ces noms en minuscules :

supplier_name,supplier_sku,product_id,gtin,mpn,brand,unit_cost,pack_qty,uom,currency,effective_at

unit_cost et effective_at sont obligatoires sur chaque ligne.
Chaque ligne désigne exactement un fournisseur. Le modèle utilise supplier_name; supplier_id et supplier_domain sont les deux autres clés de fournisseur.
Chaque ligne a aussi besoin d’un moyen de trouver l’article : product_id, supplier_sku, gtin, ou mpn avec brand.
Une colonne absente de la liste, ou une colonne qui apparaît deux fois, fait échouer tout le fichier. Les autres noms acceptés sont supplier_id, supplier_domain.

Exemples de lignes, avec un fournisseur et une marque fictifs :

Example Supply Co.,ESC-1001,,,,,12.40,1,each,USD,2026-11-01
Example Supply Co.,,,,MX-220,Examplebrand,8.15,12,case,USD,2026-11-01

Règles du fichier

Le fichier est un .xlsx ou un .csv. Les anciens fichiers .xls, les fichiers .xlsb et les classeurs protégés par mot de passe sont refusés.
Seule la première feuille visible est lue, et la ligne 1 doit être la ligne d’en-tête.
Les dates sont au format AAAA-MM-JJ ou une vraie cellule de date. Les nombres n’ont ni symbole monétaire ni séparateur de milliers.
Le fichier doit respecter la limite de taille d’importation.
Écrasez le même fichier à chaque actualisation pour que son nom et son lien restent identiques, et partagez-le pour que « Toute personne disposant du lien » puisse le consulter.

Connecter le lien

Accédez à Paramètres → Intégrations → Liens de fichiers. Les récupérations planifiées de fichiers sont offertes à partir du forfait Pro, et seuls les administrateurs de l’espace de travail peuvent gérer les liens.
Sous « Contenu du fichier », choisissez « Coûts fournisseurs ».
Collez le lien du fichier (Google Sheets, OneDrive, SharePoint, Dropbox ou tout lien https) et sélectionnez « Enregistrer le lien ».
Sélectionnez « Aperçu » et lisez le résultat, y compris les « Lignes que nous n’avons pas pu utiliser ». Corrigez le fichier et relancez l’aperçu jusqu’à ce qu’il soit propre.
Sélectionnez « Confirmer et lancer la récupération ». Dès lors, le fichier est récupéré selon un calendrier, et un fichier inchangé est ignoré.