Procurement Intelligence

Importez ce que vous achetez

Importez tous vos articles d’achat en une seule fois plutôt que de les ajouter un à un.

Ce que vous obtenez

Une importation CSV qui remplit votre catalogue d’achats avec les articles, catégories, fournisseurs en titre et modalités contractuelles en une seule passe.
Des colonnes optionnelles pour les dates de renouvellement et le prix contractuel engagé, afin que les garde-fous et les renouvellements fonctionnent immédiatement.
Un aperçu ligne par ligne avant que quoi que ce soit ne soit validé, afin qu’une ligne erronée ne corrompe jamais silencieusement votre catalogue.

Importer votre catalogue d’achats

Accédez à Paramètres → Importation du catalogue d’achats.
Téléchargez le fichier CSV d’exemple si vous voulez un modèle, ou préparez le vôtre avec les colonnes requises : name, category, unit_cost, uom.
Ajoutez les colonnes optionnelles qui vous intéressent : product_id, pack_qty, monthly_volume, renewal_date, incumbent_supplier, sku_mpn, search_query, ainsi que les colonnes de modalités contractuelles (contract_supplier, contract_effective_date, contract_end_date, contract_renewal_date, contract_notice_window_days, contract_auto_renewal, contract_committed_unit_price, contract_committed_volume, contract_uom, contract_currency) si vous les avez.
Téléversez le fichier. L’aperçu montre chaque ligne avant la validation, avec les lignes ignorées et la raison (une contrepartie manquante, par exemple) mise en évidence.
Validez l’importation. Les nouveaux articles apparaissent immédiatement dans votre catalogue d’achats; une vérification les analysera au prochain cycle, planifié ou manuel.

Astuces

Renseignez incumbent_supplier à l’importation si vous le connaissez déjà — cela définit le lien fournisseur principal de l’article, vous évite une modification manuelle par article et permet aux comparaisons d’économies de partir d’une base exacte. Un article sans fournisseur principal n’a pas de fournisseur de référence.
Ajoutez renewal_date pour tout ce qui fait l’objet d’une entente récurrente afin que Renouvellements ait quelque chose à afficher dès le premier jour.
Le nombre de lignes que vous pouvez importer dans un fichier est plafonné selon votre forfait — consultez Paramètres → Utilisation si un fichier volumineux est rejeté.
Réimporter le même product_id met à jour cet article plutôt que de le dupliquer, donc un fichier CSV corrigé peut être téléversé de nouveau en toute sécurité.

Fournisseurs par article

Un article d’achat peut avoir plusieurs fournisseurs, chacun avec son propre coût, format d’emballage, UGS, délai et commande minimale. Désignez-en un comme principal : le coût du fournisseur principal devient le coût unitaire de l’article. Ouvrez un article pour ajouter des fournisseurs, changer le principal ou en désactiver un. Votre forfait fixe le nombre de fournisseurs par article.

Importer des liens fournisseurs

Utilisez un deuxième fichier CSV pour ajouter ou mettre à jour en lot les fournisseurs associés à vos articles d’achat : le coût, le format d’emballage, l’UGS, le délai et la commande minimale que propose chaque fournisseur. Les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent importer des liens fournisseurs.

Accédez à Paramètres → Importation du catalogue d’achats et choisissez l’onglet Liens fournisseurs.
Préparez un fichier avec une ligne par article et par fournisseur. Les colonnes requises sont item_key et supplier. Les colonnes facultatives sont unit_cost, pack_qty, uom, supplier_sku, lead_time_days, moq, status et is_primary, dans l’ordre de votre choix. Les autres colonnes sont ignorées et indiquées dans l’aperçu.
Téléversez le fichier. L’aperçu indique combien de lignes seront ajoutées, mises à jour ou laissées inchangées, combien de nouveaux fournisseurs seront créés, puis les 50 premières lignes, et il signale chaque ligne qui nécessite votre attention, avec sa raison.
Validez l’importation. Les fournisseurs apparaissent aussitôt sur chaque article; ouvrez un article pour les voir.

Comment le fichier est interprété :

item_key correspond à l’ID de l’article d’achat, soit la même valeur que la colonne product_id de l’importation des articles.
supplier est le nom du fournisseur. Un nom qui correspond à un fournisseur que vous avez déjà, sans égard à la casse et aux espaces, le réutilise; un nouveau nom crée un nouveau fournisseur. Un nom qui appartient déjà à un autre type de source, un concurrent par exemple, est refusé.
Une cellule vide laisse la valeur enregistrée inchangée; elle n’efface jamais une valeur. Pour effacer une valeur, modifiez le fournisseur sur l’article.
Les lignes sont ajoutées ou mises à jour. Un fournisseur absent du fichier n’est jamais supprimé ni désactivé; pour cesser d’en utiliser un, donnez-lui le statut inactive.
Si le fichier comporte le moindre problème, rien n’est importé. Corrigez les lignes que l’aperçu signale et téléversez de nouveau le fichier. Téléverser le même fichier plus d’une fois est sans risque, car les lignes déjà importées sont laissées inchangées.
status est active, observed ou inactive. Un nouveau lien peut commencer avec n’importe quel statut. Un lien existant peut passer d’observé à actif ou à inactif, d’actif à inactif, et d’inactif à actif; tout autre changement est refusé.
is_primary est TRUE ou FALSE. Un article a au plus un fournisseur principal, et ce fournisseur doit être actif. Pour changer de fournisseur principal, mettez is_primary à TRUE sur le nouveau : l’ancien perd son rôle de principal. Si un article n’a pas encore de fournisseur principal, le premier nouveau fournisseur actif qui le concerne dans le fichier devient le principal. Vous ne pouvez pas désactiver le fournisseur principal ni lui retirer ce rôle tant que l’article a d’autres fournisseurs actifs, à moins que le fichier désigne un nouveau principal. Le coût du fournisseur principal devient le coût unitaire de l’article.
Votre forfait limite le nombre de fournisseurs par article (les fournisseurs inactifs ne comptent pas) ainsi que le nombre total de fournisseurs de votre espace de travail; les nouveaux fournisseurs du fichier comptent dans ce total. Un fichier qui dépasserait l’une de ces limites est refusé, avec la raison sur la ligne, et rien n’est écrit. Un article qui dépasse déjà sa limite, à la suite d’un changement de forfait par exemple, peut quand même être mis à jour ou voir des fournisseurs désactivés, mais il ne peut pas en gagner.
unit_cost, pack_qty et moq sont des nombres simples supérieurs à zéro, avec un point comme séparateur décimal, sans symbole monétaire ni séparateur de milliers. lead_time_days est un nombre entier de jours. uom est l’une des unités de mesure standards, la même liste que pour l’importation des articles. Un fichier peut contenir jusqu’à 25 000 lignes et 5 Mo.

Astuce : partez d’une exportation. Utilisez Exporter les liens fournisseurs dans votre catalogue d’achats, modifiez ce fichier et téléversez-le de nouveau; les lignes que vous n’avez pas modifiées sont signalées comme inchangées.

Exporter votre catalogue

L’en-tête du tableau de votre catalogue d’achats offre deux exportations CSV. Les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent les utiliser.

Exporter en CSV : télécharge vos articles avec les mêmes colonnes que l’importation des articles : product_id, name, category, unit_cost, uom, pack_qty, monthly_volume, renewal_date, incumbent_supplier (le nom du fournisseur principal), sku_mpn, search_query et les colonnes de modalités contractuelles contract_*, suivies d’une colonne measured_monthly_volume en lecture seule que l’importation ignore. Le fichier se réimporte tel quel : vous pouvez le modifier et le téléverser de nouveau. Un article qui n’a pas encore de coût ou d’unité de mesure est exporté tel quel et doit être complété avant de pouvoir être importé.
Exporter les liens fournisseurs : télécharge une ligne par article et par fournisseur, dans le format de l’importation des liens fournisseurs : item_key, supplier, unit_cost, pack_qty, uom, supplier_sku, lead_time_days, moq, status, is_primary. Le fournisseur principal vient en premier pour chaque article. Réimporter ce fichier ne change rien.

Pour copier votre catalogue dans un autre espace de travail, importez d’abord le fichier d’Exporter en CSV, puis celui des liens fournisseurs.

Pour qu’un tableur n’exécute pas un texte comme une formule, tout texte qui commence par =, +, - ou @ est exporté avec une apostrophe au début, et l’importation la retire de nouveau, de sorte que des noms comme +12V adapter reviennent inchangés.

Pour aller plus loin

Configurer les fournisseurs à surveiller — le côté marché de chaque comparaison qu’une vérification effectue.
Suivre les renouvellements de contrat — ce que les colonnes de modalités contractuelles débloquent une fois importées.
Définir des garde-fous d’achat — des règles qui s’appliquent à chaque article que vous importez.
Données d’exemple ou vos données — voir la forme d’un catalogue d’achats peuplé avant d’importer le vôtre.